ŽIVOTNA SVAKODNEVNICA: Sedam čestih grešaka koje pravimo pri pisanju email-a

Dnevno dobijamo na desetine e-mailova, kako na privatnom, tako i na poslovnom nalogu. Sa svakim novim tonom na našem telefonu koji nas upozorava da nam je stigao novi email, vrlo brzo radimo selekciju – pročitati odmah, ostaviti za kasnije ili izbrisati.

0
1207

Preglednost sadržaja, direktnost, jasne smjernice i rokovi su osnova svakog pomno osmišljenog emaila koji će uistinu primaoca motivisati na akciju. Zbog toga vam u nastavku predstavljamo neke od najčešćih grešaka koje ponavljamo u ispisivanju naše elektronske pošte.

1. Subjekt emaila mora biti jasan

Jasan i precizan – budući da je to način na koji osoba koja dobija e-mail selektira sadržaj. U subjektu e-maila nipošto nemojte stavljati pozdrave ili dozvoliti da vaš email počinje u subjektu sa FW (forward – proslijeđeno). Vodite se time da osoba koja dobija e-mail kroz subjekt emaila treba odmah postati zainteresovana za prijedlog koji joj šaljete.

2. Previše informacija

Ukoliko ste se pitali kako treba izgledati vaš email, vodite se člankom u novinama.
Dakle, suvoparni redovi teksta nikome nisu zanimljivi i teško ih je pratiti. Radije u emailovima koji trebaju biti duži, važne djelove teksta boldirajte ili istaknite jedan paragraf.

3. Niste konkretni s vašim pitanjima/zahtjevima

Ako želite da vaš sagovornik preduzme neku radnju, morate mu dati jasne instrukcije o njegovoj radnji i učiniti ih što jednostavnijim. Dakle, budite direktni sa vašim željama i kako se one mogu ostvariti. Pišite bez pretjeranog uljepšavanja vašeg zahtjeva.

4. Vaš e-mail je nepotreban

Prije nego krenete pisati e-mail, zapitajte se možete li vašem sagovorniku tu informaciju saopštiti na drugi način ili nešto kasnije, na sastanku tima, tokom naredne pauze ili na konferenciji naredne nedjelje. Ako je odgovor da, onda vjerovatno nema potrebe za pisanjem vašeg e-maila.

5. Ne postoji istaknuta vrijednost u vašem e-mailu

Dakle, ako šaljete isključivo informativni e-mail, velika je vjerovatnost da ga primalac uopšte ne želi/ne treba pročitati. Uvijek pazite da vaš e-mail ima konstrukciju koja daje odgovor na pitanja kome šaljete e-mail, zašto, kako se vaša ideja ili predlog može realizovati i u kojem roku.

6. Imate pravopisne i/ili gramatičke greške

Ukoliko vaš e-mail vama nije toliko važan da par puta provjerite tačnost riječi koje ste napisali, onda će ga i primalac označiti kao manje važnog.

7. Nemate pravilno određen vremenski rok

Uvijek imate na umu da su danas gotovo svima rasporedi jako popunjeni. Ukoliko želite s nekim dogovoriti Skype razgovor ili tražite pomoć, pazite da vaš e-mail na njihovu adresu dođe par dana ili nedelju dana ranije, kako bi obje strane mogle što kvalitetnije organizovati svoje vrijeme.

OSTAVITE KOMENTAR

Molimo unesite svoj komentar!
Molimo Vas upišite vaše ime ovdje